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Quelle est votre politique en matière de médias sociaux?

Vicky Gélinas
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03 juin 2017
Vicky Gélinas, CRHA
Conseillère en ressources humaines
819 472-1215, p. 230
 
L’apparition des réseaux sociaux a réinventé notre façon de communiquer dans le monde d’aujourd’hui.  L’accessibilité et les informations qui y sont partagées peuvent cependant devenir problématiques pour grand nombre d’employeurs. Facebook, LinkedIn, Instragram, Twitter… Comment utiliser les  informations s’y trouvant dans le cadre d’un processus d’embauche ou lors de la gestion d’un dossier difficile avec un employé?  Comment mettre en place une politique efficace de la gestion des réseaux sociaux en entreprise? Nous avons planché sur  différentes pistes afin de déterminer  comment user  stratégiquement de leur contenu en milieu de travail.

Une chose est certaine : tout le monde désire embaucher les meilleurs candidats possibles pour son entreprise. À ce titre, les réseaux sociaux offrent l’avantage de produire un portrait quasi-instantané, quoi qu’incomplet, des candidats en lice. Alors, que doit-on faire de toutes ces informations et comment doit-on séparer le bon du mauvais, l’utile du futile? Malgré un processus d’embauche rigoureux, et n'ayant rien laissé au hasard, voilà que vous vous retrouvez sur la page Facebook de votre candidat vedette et, surprise, celle-ci vous laisse une impression plutôt négative! Devriez-vous reconsidérer sa candidature? En somme, il revient à chacun, en particulier à un candidat à la recherche d’un emploi, d’agir avec prudence quant aux informations qu’il diffuse afin de faire bonne impression ou de maintenir une image saine; ceci étant dit, il faut aussi, comme employeur, chasser les préjugés négatifs et, à la vue d’une information « décevante », se questionner si celle-ci a vraiment un lien valable avec l’emploi. En considérant la pénurie grandissante de main d’œuvre, il serait coûteux de passer à côté d’un excellent candidat en raison de certains "détails" relatifs à sa vie privée.

Par ailleurs, au moment d’avoir à gérer un dossier difficile d’un employé, les réseaux sociaux peuvent parfois mettre la puce à l’oreille sur certains faits qui pourraient enligner nos actions. Par exemple, vous remarquez qu’un de vos employés publie des photos de lui dansant la rumba avec des amis sur sa page Facebook, alors qu’il est en arrêt de travail pour une hernie discale. Évidemment, cette information aura tendance à influencer le cours de vos actions ou, du moins, les questions que vous pourriez avoir à poser à votre employé. Malgré tout, il faut demeurer prudent et éviter de tirer des conclusions hâtives, car l’image projetée ne dit pas toujours la vérité. Alors, prudence!

Donc, comment gérer ce flux d’informations et où se trouve la limite quant à l’utilisation qu’on en fait? Même si on considère que les réseaux sociaux demeurent de l’ordre de la vie privée de chacun, il faut rester vigilant, en particulier lorsque les informations qui y circulent démontrent que l’employé agit d’une manière qui nuit à l’accomplissement de ses tâches, compromettent l’harmonie avec ses collègues de travail ou enfreignent les politiques de confidentialité dictées par l’employeur. Dans le même ordre d’idées, des mesures disciplinaires peuvent s’avérer nécessaires, notamment dans les cas où on constate des propos diffamatoires ou des remarques méprisantes à l’égard de la direction ou d’employés de l’entreprise.

Afin de prémunir votre milieu de travail contre de telles situations, une politique bien définie sur l’utilisation des médias sociaux est votre meilleure alliée. Celle-ci doit d’abord énoncer clairement ses objectifs et rappeler aux employés leurs responsabilités envers l’employeur durant les heures de travail, comme en dehors de celles-ci, notamment en ce qui a trait à leur devoir de loyauté et à l’importance de préserver la confidentialité des renseignements obtenus dans le cadre de leur travail. Votre politique devrait préciser les employés visés et les circonstances dans lesquelles elle s’applique; on pense ici en particulier aux emplois donnant accès aux réseaux sociaux via internet durant les heures de travail. De plus, votre politique devrait définir ce qui est entendu par « réseaux sociaux » car, même si leur utilisation est aujourd’hui très répandue, certaines personnes les connaissent encore peu. Enfin, si vous avez établi vos valeurs d’entreprise, il serait pertinent de les insérer lors de la création de votre politique. D’une part, parce qu’il s’agit d’une excellente façon de les rappeler à vos employés et, d’autre part, parce que votre politique devrait s’aligner sur votre culture organisationnelle.

En terminant, les médias sociaux représentent un milieu d’échange absolument extraordinaire. Par contre, ils peuvent malheureusement devenir le lieu de toutes sortes de propos inacceptables ou méprisants, voire haineux. Il est donc primordial de sensibiliser les employés afin de maintenir un milieu de travail sain et sans harcèlement psychologique. Prévenir vos employés qu’aucune action du genre ne sera tolérée et agir en conséquence avec tous les contrevenants représente la meilleure pratique qui soit… et votre meilleure défense en cas d’éventuel recours.

En conclusion, elle est déjà loin l’époque où les employeurs craignaient le vol de temps sur internet. Aujourd’hui, les entreprises doivent faire face à plusieurs nouvelles problématiques ayant potentiellement un impact considérable sur leurs opérations. Ainsi, bien encadrer l’utilisation des réseaux sociaux dans l’environnement de travail est bénéfique pour tous, tant pour l’employeur que pour ses employés. Pour cela, il faut une politique claire et efficace, gérée de manière stratégique.

Pour toutes questions concernant l’encadrement de l’utilisation des médias sociaux par vos employés, n’hésitez pas à contacter un membre de notre équipe de conseillers en ressources humaines membres de l’Ordre des CRHA, chez Lambert Ressources humaines, votre partenaire RH, par téléphone au 819-472-1215.